Sekretariat Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana

Tupoksi Sekretariat Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana

Sekretariat mempunyai tugas pemberian pelayanan teknis dan administratif kepada semua unsur di lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana dalam melaksanakan pembinaan administrasi yang meliputi perencanaan, ketatausahaan, dokumentasi dan informasi, kerumahtanggaan, kepegawaian, keuangan dan perlengkapan.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana ayat (1), sekretariat mempunyai fungsi

1. Pelaksanaan  koordinasi kegiatan di lingkungan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana
2. Menyusun rencana program dan anggaran bulanan, triwulan, semesteran, dan tahunan.
3. penyelenggaraan urusan ketatausahaan rumah tangga dan kepegawaian, hukum organisasi serta hubungan masyarakat
4. Penyelenggaraan urusan keuangan, perbendaharaan akuntansi, verifikasi, ganti rugi, tindak lanjut LHP dan pengelolaan sarana
5. Pelaksanaan pengelolaan dan pembinaan pegawai dan tenaga program
6. Penyusunan dan penganalisaan serta mengevaluasi surat keputusan nilai angka kridit bagi pejabat fungsional penyuluh keluarga berencana
7. Pelaksanaan  pelayanan dan pengelolaan urusan ketata usahaan, surat-menyurat, pemeliharaan perkantoran dan perbekalan / perlengkapan serta tata kearsipan.
8. Pemberian saran dan pertimbangan kepada atasan yang berkaitan dengan tugas dan fungsi sekretariat
9. Mengevaluasi program kerja / tugas yang telah di laksanakan serta membuat laporan sebagai bahan pertanggungjawaban dan masukan kepada atasan
10. Pemberian tugas kegiatan kepada bawahan dan memberikan arahan baik secara tertulis maupun secara lisan sesuai dengan permasalahan dan tugas bidang masing - masing agar dalam  melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan peraturan perundang - undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja.
11. Penilaian hasil kerja bawahan berdasarkan hasil kerja yang telah di capai untuk di pergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier dan penilaian sasaran kinerja pegawai negeri sipil (SKP)
12. Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai perintah atasan untuk kelancaran pelaksanaan tugas

Sekretariat membawahi :

1. Sub bagian perencanaa dan Pelaporan
2. Sub bagian Keuangan dan Perlengkapan
3. Suba bagian Umum dan Kepegawaian

Masing-masing sub bagian pada sekretariat dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada sekretaris.

1. Sub bagian perencanaan dan Pelaporan mempunyai tugas membantu tugas-tugas sekretariat dalam pelaksanaan penyusunan anggaran Kabupaten Lampung Tengah.

Rincian tugas sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan adalah sebagai berikut :

1. Menghimpun dan melalukan  pengolahan datakegiatan sub bagian perencanaan dan pelaporan sebagai pedoman pelaksanaan tugas
2. Menyiapkan bahan dalam rangka perumusan kebijakan,perencanaan dan program / kegiatan
3. Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan penyusunan program dan kegiatan berupa rencana kegiatan anggaran, rencana dokumen pelaksanaan anggaran dan dokumen pelaksanaan anggaran
4. Menyiapkan bahan-bahan pemantauan,melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program / kegiatan
5. Melaksanakan dan menyusun rencana peraturan perundang - undangan,menyusun rencana strategis rencana kerja tahunan dan rencana kegiatan tahunan serta pedoman pelaksanaannya.
6. Menyiapkan bahan informasi dan kehumasan
7. Melaksanakan dan menyiapkan laporan pelaksanaan kegiatan sub bagian perencanaan dan pelaporan
8. Menyiapkan bahan koordinasi penyusunan laporan serta pengumpulan pengolahan dan penyajian data.
9. Menyiapkan bahan penyusunan laporan kinerja.
10. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan yang berkaitan dengan tugas sub bagian perencanaan dan pelaporan
11. Mengevaluasi program kerja / tugas yang telah di laksanakan serta membuat laporan sebagai bahan pertanggung jawaban dan masukan kepada atasan.
12. Membagikan tugas kegiatan kepada staf dan memberikan arahan baik secara tertulis maupun secara lisan sesuai dengan permasalahan dan tugas bidang masing - masing agar dalam melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan peraturan perundang - undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja
13. Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan  hasil kerja yang telah di capai untuk di pergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier dan penilaian sasaran kinerja pegawai negeri sipil (SKP)
14. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan perintah atasan untuk kelancaran pelaksanaan tugas

1. Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas, membantu tugas-tugas sekretaris dalam rangka tata kelola keuangan dan aset

Rincan tugas Subbagian Keuangan adalah sebagai berikut :

1. Menyiapkan bahan dan penyusunan rencana pelaksanaan anggaran belanja
2. Melaksanakan penatausahaan keuangan berupa penerimaan, penyimpanan,penyetoran,pembayaran,penyerahan dan pertanggungjawaban pengeluaran
3. Menyapkan bahan pelaksanaan verifikasi atas surat pertanggung jawaban pengeluaran.
4. Melaksanakan akutansi
5. Mengumpulkan / mengolah data keuangan untuk bahan penyusunan laporan keuangan.
6. Mencatat dan mengklarifikasi laporan hasil pemeriksaan (LHP) pengawas fungsional
7. Menyiapkan bahan usulan pengangkatan dan pemberhentian calon bendahara dan penanggungjawab / kuasa pengguna anggaran.
8. Menyiapkan bahan penyelenggaraan pembinaan administrasi keuangan dan perbendaharaan .
9. Menyiapkan laporan pelaksanaan kegiatan sub bagian keuangan
10. Melakukan penyusunan laporan pelaksanaan anggaran / keuangan secara berkala (bulanan,triwulan,semesteran,tahunan) dan neraca satuan kerja perangkat daerah berdasarkan peraturan yang berlaku.
11. Melakukan pembinaan pada bendahara / bendahara pembantu / pembantu bendahara / pemegang uang muka kegiatan Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluaga Berencana
12. Mengevaluasi program kerja /tugas yang telah di laksanakan serta membuat laporan sebagai bahan pertanggungjawaban dan masukan kepada atasan
13. Membagikan tugas kegiatan kepada staf dan memberikan arahan baik secara tertulis maupun secara lisan sesuai dengan permasalahan dan tugas bidang masing - masing agar dalam mlaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk dan ketentuan peraturan perundang - undangan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan kerja.
14. Menilai hasil kerja bawahan berdasarkan hasil kerja yang telah di capai untuk di pergunakan sebagai bahan dalam peningkatan karier dan penilaian sasaran kinerja pegawai negeri sipil (SKP)
15. Melaksanakan tugas kedinasan  lain sesuai dengan perintah atasan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas menyiapkan pelayanan ketatausahaan untuk keperluan kegiatan kantor.

Rincian tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian adalah sebagai berikut

1. Melaksanakan dan menyiapkan kegiatan bahan surat menyurat
2. Mengatur penyelesaian surat - surat dinas
3. Mengatur penyediaan alat tulis kantor,penggunaan stempel dinas, operator telepon, faximile, dan komputer, pengaturan dan pemeliharaan kendaraan dinas operasional.
4. Menyelenggarakan administrasi barang inventaris dan perlengkapan serta pengamanan barang -  barang milik pemerintah daerah.
5. Menyiapkan dan melaksanakan pemeliharaan gedung kantor, pemeliharaan dan pengadaan alat kantor
6. Menyiapkan bahan penyusunan form